หลักประกันซองและหลักประกันสัญญา: ต้องเตรียมเท่าไร และมีทางเลือกอะไรบ้าง

แยกหลักประกันให้ถูกก่อนคำนวณเงินที่ต้องเตรียม

คำว่า “หลักประกัน” ในงานภาครัฐอาจหมายถึงภาระคนละช่วงกัน หลักประกันการเสนอราคาหรือที่มักเรียกว่าหลักประกันซองใช้ยืนยันความจริงจังของผู้ยื่นข้อเสนอ ส่วนหลักประกันสัญญาใช้หลังได้รับคัดเลือกและก่อนหรือเมื่อทำสัญญา เพื่อรองรับการปฏิบัติตามหน้าที่ของคู่สัญญา ขณะที่หลักประกันผลงานหรือเงินประกันผลงานอาจเกี่ยวกับช่วงหลังส่งมอบหรือระยะรับประกันความชำรุดบกพร่องตามเงื่อนไขเฉพาะ การเห็นชื่อคล้ายกันแล้วรวมเป็นก้อนเดียวอาจทำให้คำนวณเงินสดต่ำกว่าความจริง จึงควรทำตารางแยกประเภท จำนวน วันเริ่มผูกพัน และเงื่อนไขคืนของแต่ละรายการตั้งแต่ก่อนเสนอราคา

สัดส่วนทั่วไปไม่ใช่คำตอบแทนเอกสารของโครงการ

ตามกรอบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ หลักประกันการเสนอราคาและหลักประกันสัญญาโดยทั่วไปกำหนดที่ร้อยละ 5 ของฐานมูลค่าที่ระบุในระเบียบหรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และการจัดหาที่เห็นว่าสำคัญเป็นพิเศษอาจกำหนดสูงกว่าร้อยละ 5 แต่ไม่เกินร้อยละ 10 ได้ อย่างไรก็ดี ฐานที่ใช้คำนวณอาจไม่เหมือนกันในทุกกรณี และบางวิธีหรือบางวงเงินอาจไม่มีข้อกำหนดให้วางหลักประกันการเสนอราคา ผู้ประกอบการจึงไม่ควรนำเปอร์เซ็นต์ไปคูณราคาที่ตนคาดเองโดยอัตโนมัติ ต้องอ่านประกาศ เอกสารประกวดราคา แบบสัญญา และหนังสือแจ้งให้เข้าทำสัญญาของโครงการนั้นโดยตรง หากข้อความไม่ชัด ควรสอบถามหน่วยงานเจ้าของโครงการผ่านช่องทางและช่วงเวลาที่กำหนด

รูปแบบหลักประกันต้องตรงกับสิ่งที่หน่วยงานยอมรับ

ระเบียบและเอกสารประกวดราคาอาจเปิดให้ใช้หลักประกันในรูปแบบที่กำหนด เช่น เงินสด เช็คหรือดราฟต์ที่เป็นไปตามเงื่อนไข หนังสือค้ำประกันจากสถาบันการเงินหรือหนังสือค้ำประกันอิเล็กทรอนิกส์ และพันธบัตรรัฐบาลไทยในกรณีที่รับได้ แต่ผู้ประกอบการต้องตรวจรายละเอียดเรื่องผู้ออก แบบข้อความ อายุเอกสาร วันเริ่มมีผล และการต่ออายุ ไม่ควรใช้ตัวอย่างจากโครงการเก่าแทนแบบของโครงการใหม่ การเลือกแต่ละรูปแบบมีผลต่อเงินสด วงเงินค้ำประกัน ค่าใช้จ่าย และเอกสารประกอบต่างกัน จึงควรเปรียบเทียบต้นทุนรวมและเวลาจัดทำโดยไม่รอถึงวันสุดท้าย ทั้งนี้ การรับหลักประกันขึ้นอยู่กับข้อกำหนดทางการของหน่วยงาน ไม่ใช่ความสะดวกของผู้ยื่นเพียงฝ่ายเดียว

เงินถูกล็อกไว้นานเพียงใด และขอคืนเมื่อไร

หลักประกันการเสนอราคามักผูกพันจนกระบวนการคัดเลือกหรือการทำสัญญาถึงจุดที่เอกสารกำหนด แล้วหน่วยงานจึงดำเนินการคืนให้ผู้มีสิทธิ ส่วนหลักประกันสัญญาจะอยู่ตลอดช่วงการปฏิบัติตามสัญญาและอาจต่อเนื่องถึงช่วงรับประกันผลงานหรือการแก้ไขข้อบกพร่องตามเงื่อนไข การส่งมอบงานจึงไม่ได้แปลว่าหลักประกันจะถูกปล่อยทันที ผู้ประกอบการควรบันทึกวันสิ้นสุดภาระ เงื่อนไขตรวจรับ เอกสารขอคืน และผู้ประสานงาน พร้อมติดตามเป็นลายลักษณ์อักษร การคืนหลักประกันโดยทั่วไปไม่ใช่รายได้หรือกำไร แต่เป็นการปลดเงินหรือวงเงินที่เคยถูกกันไว้ จึงควรแยกออกจากประมาณการยอดขาย

ยื่นหลายงานพร้อมกัน ต้องมองพอร์ตหลักประกันทั้งก้อน

เมื่อยื่นหลายโครงการพร้อมกัน ภาระหลักประกันอาจซ้อนกันแม้แต่ละงานดูไม่สูงมาก ผู้ประกอบการควรทำปฏิทินรวมที่แสดงวันยื่นข้อเสนอ วันคาดว่าประกาศผล วันทำสัญญา ระยะดำเนินงาน และวันคาดว่าจะคืนหลักประกัน จากนั้นทดสอบกรณีที่งานหลายโครงการชนะพร้อมกันหรือการคืนล่าช้ากว่าแผน รวมถึงกันพื้นที่สำหรับเงินทุนดำเนินงานจริง ไม่ควรใช้วงเงินทั้งหมดไปกับหลักประกันจนไม่มีสภาพคล่องซื้อวัสดุ จ่ายทีม หรือรองรับงานแก้ไข หากต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนหรือวงเงินที่เหมาะกับลักษณะงาน ควรเตรียมเอกสารโครงการและประเมินความสามารถชำระโดยไม่ถือว่าการอนุมัติเป็นสิ่งแน่นอน

คำถามที่พบบ่อย

หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำเพื่อให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ภาษี หรือบัญชี รายละเอียดของโครงการ ระเบียบ เอกสาร และเงื่อนไขอาจแตกต่างหรือเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบประกาศ เอกสารประกวดราคา สัญญา และข้อมูลจากหน่วยงานทางการฉบับล่าสุด รวมถึงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจสำคัญ